Como implementar a atividade de exportação dentro da empresa – primeiros passos

Uma empresa que decide empreender atividades relacionadas com o comércio externo deve estar consciente das mudanças que devem ser feitas na estrutura e organização da entidade. Estas atividades não podem basear-se apenas na criação de novas unidades organizacionais, mas também na seleção de funcionários devidamente qualificados ou na formação do pessoal existente. É importante desenvolver esta estratégia de acordo com o desenvolvimento das atividades de exportação da empresa. Dependendo de ser a exportação direta ou indireta, a estratégia escolhida, a adaptação da empresa a estas atividades será diferente.

No caso de exportação indireta, que é uma das formas mais fáceis de entrar nos mercados estrangeiros, não é obrigatório criar um novo departamento de exportação, o que exigiria um aumento dos custos de funcionamento da empresa. Neste caso, o agente comercial responsável pela venda das mercadorias da empresa pode completar os seus serviços utilizando uma unidade de comércio externo, que também faria parte do departamento de vendas. Esta unidade ficaria subordinada a um diretor de vendas a quem as suas atividades seriam igualmente comunicadas.

Figura 5 Um exemplo da organização de uma empresa com uma unidade de vendas no estrangeiro.

A utilização desta solução não provoca um grande aumento dos custos na empresa, pois a unidade pode ser criada com os funcionários do departamento de vendas existentes que possuam as qualificações adequadas ou, sempre que possível, por uma pessoa especificamente contratada para operar apenas dentro desta unidade.

No caso de exportação direta, o empresário é obrigado a empreender grandes mudanças na estrutura organizacional da empresa. A venda direta de produtos implica um maior envolvimento dos funcionários responsáveis e exige a expansão da estrutura atual para incluir funcionários que serão plenamente responsáveis por todas as fases de tratamento da exportação na empresa, incluindo:

• Manuseamento dos pagamentos estrangeiros.
• Promoção de produtos num mercado estrangeiro selecionado.
• Fixação de preços e previsão de vendas.

Nesta situação, o empresário deve decidir criar uma divisão estrangeira separada ao lado do departamento de vendas. Devido ao vasto âmbito de funções dos funcionários de vendas estrangeiros, este departamento deveria ser alargado para incluir um gestor de vendas estrangeiro que fundisse o trabalho do departamento estrangeiro com outros departamentos da empresa, reportando adicionalmente ao diretor do departamento de vendas, ligando assim as atividades comerciais da empresa.

Figura 6 Exemplo da organização de uma empresa expandida para incluir uma unidade de exportação separada.