Jak realizować działalność eksportową w firmie – pierwsze kroki

Przedsiębiorstwo decydujące się na podjęcie działalności związanej z handlem zagranicznym musi być świadome zmian, jakie muszą zostać wprowadzone w strukturze i organizacji podmiotu. Działalność ta nie może opierać się wyłącznie na tworzeniu nowych jednostek organizacyjnych, ale również na doborze odpowiednio wykwalifikowanych pracowników lub szkoleniu istniejącego personelu. Ważne jest, aby rozwijać tę strategię zgodnie z rozwojem działalności eksportowej przedsiębiorstwa. W zależności od tego, czy wybraną strategią jest eksport bezpośredni czy pośredni, dostosowanie przedsiębiorstwa do tych działań będzie różne.

W przypadku eksportu pośredniego, który jest jednym z najprostszych sposobów wejścia na rynki zagraniczne, nie ma obowiązku tworzenia nowego działu eksportu, co wymagałoby zwiększenia kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa. W tym przypadku agent handlowy, który jest odpowiedzialny za sprzedaż towarów firmy, może uzupełnić swoje usługi za pomocą jednostki handlu zagranicznego, która byłaby również częścią działu sprzedaży. Jednostka ta podlegałaby dyrektorowi handlowemu, któremu podlegałaby również ich działalność.

Rysunek 5 Przykład organizacji przedsiębiorstwa z jednostką sprzedaży zagranicznej.

Zastosowanie tego rozwiązania nie powoduje dużego wzrostu kosztów w firmie, ponieważ jednostka może być tworzona przy pomocy istniejących pracowników działu sprzedaży, którzy posiadają odpowiednie kwalifikacje lub w miarę możliwości, przez osobę specjalnie zatrudnioną do działania tylko w ramach tej jednostki.

W przypadku eksportu bezpośredniego przedsiębiorca jest zobowiązany do podjęcia istotnych zmian w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Sprzedaż bezpośrednia produktów pociąga za sobą większe zaangażowanie odpowiedzialnych pracowników i wymaga rozszerzenia obecnej struktury o pracowników, którzy będą w pełni odpowiedzialni za wszystkie etapy obsługi eksportu w przedsiębiorstwie, w tym:

• Obsługa płatności zagranicznych.
• Promocja produktu na wybranym rynku zagranicznym.
• Ustalanie cen i prognozowanie sprzedaży.

W tej sytuacji przedsiębiorca powinien podjąć decyzję o utworzeniu obok działu handlowego odrębnego oddziału zagranicznego. Ze względu na szeroki zakres obowiązków pracowników sprzedaży zagranicznej, dział ten powinien zostać rozszerzony o kierownika sprzedaży zagranicznej, który łączyłby pracę działu zagranicznego z innymi działami w przedsiębiorstwie, dodatkowo podlegając dyrektorowi działu sprzedaży, łącząc tym samym działalność handlową przedsiębiorstwa.

Rys. 6 Przykład organizacji przedsiębiorstwa rozszerzonej o oddzielną jednostkę eksportową.